Подробнее

PMS как информационный центр гостиницы. Новые возможности, разработанные компанией FRONTDESK24

О новых технологиях в PMS и их интеграции между собой рассказал во время Деловой программы Hospitality Online Expo коммерческий директор Frontdesk 24 Андрей Сутулин

- Современная PMS является центром большой системы, решающей ежедневные задачи отеля. Этому способствуют новые системы и устройства, которые значительно усовершенствовали систему управления гостиницей.

Андрей Сутулин

коммерческий директор Frontdesk 24

Справка о компании

FRONTDESK24 - это облачная система автоматизации отелей и других объектов размещения. Систему не нужно устанавливать на сервер, не нужно администрировать и не нужно платить большие деньги за лицензии. Система доступна прямо на нашем сайте за небольшую плату. Нет никаких специальных требований к компьютерам – работать можно на любом устройстве, на котором есть интернет – на стационарном компьютере, ноутбуке или планшете и даже на смартфоне.

Клиентами компании являются как капсульные отели и хостелы, так и крупные отели. Среди них: Orchestra Hotels & Resorts (сеть отелей в Москве, Московской области и Краснодарском крае с номерным фондом 100-300 номеров.); сеть отелей "Крымтур"(10 крупных туристско-оздоровительных комплексов в Крыму); Гостиничный комплекс «Байкал» в Москве (номерной фонд 580 номеров); капсульный отель Goosleep в аэропорту Шереметьево, Сеть почасовых отелей «Погости»; сеть отелей «Наумов», всего около 500 гостиниц в России и СНГ.

Задачи, выполняемые Системой управления гостиницей

Тарификация
Работа с финансами
Учёт бронирований
Ведение клиентской базы
Организация работы СПиР
Управление уборкой
Отчётность
Другие модули

Можно ли все это делать с помощью Excel?

Почти все функции реально сделать в Excel, однако будут нюансы. Они заключаются в том, что эти модули не будут связаны между собой в единую систему. Кроме того, есть целый набор сервисов, которые могут быть не видны при беглом осмотре, или не очевидны.

К примеру, гостинице могут потребоваться такие модули, как:

Интеграция с каналами продаж (сайт, ОТА, соцсети, партнерский портал и др)
Подключение фискального регистратора и банковского терминала
Подключение электронных замков
Система авторизации WiFi
Сканер паспортов
Обмен данными с 1С
Боты для организации работы горничных и для взаимодействия с гостями

Рассмотрим их более подробно.

Каналы продаж и интеграция с Channel Manager

Можно ли не пользоваться Channel Manager-ом?

В принципе, если каналов не много, то можно обойтись без Channel Manager. Однако следует иметь ввиду, что при изменении наличия мест придётся заходить в Extranet и обновлять информацию во всех каналах. Это занимает дополнительное время.

Если информацию не обновить вовремя, то возможны две ситуации:

1

если в канале меньше мест, чем в реальности (не внесли изменения после аннуляции) – это недопродажа
2

если в канале больше мест, чем в реальности – это овербукинг.

Может ли Channel Manager работать отдельно от PMS?

Может, однако при каждом изменении наличия мест необходимо обновлять информацию в Channel Manager. Гораздо удобнее, когда обновление происходит автоматически при изменениях бронирований или номерного фонда.

Фискальный регистратор

По текущему законодательству при приёме платежей нужно пробивать чеки в онлайн-кассах, передающих информацию в налоговую через ОФД.

Есть два вида кассовой техники: онлайн-кассы и фискальные регистраторы.

1

Онлайн-кассу нужно настроить, и при печати чека клавишами выбрать позицию, вносить сумму, вид оплаты и др. Это долго и крайне не удобно.
2

Фискальный регистратор управляется с компьютера, это проще и удобнее. Тем не менее, родное программное обеспечение фискальных регистраторов крайне неудобно в пользовании.

Оптимальным решением в данном случае будет фискальный регистратор, подключенный к управляющей системе. При вводе данных в PMS чек печатается с фискального регистратора.

Банковский терминал

Сравним последовательность действий без PMS (условно говоря, «все приборы живут своей жизнью») и при ее наличии:

Платежная система: прием платежей на сайте

«Конечно, без интернет-эквайринга обойтись можно. Однако в этом случае вам придётся выставлять гостям счета на безналичную оплату, что абсолютно неудобно, либо просить гостей перевести денежные средства на карту, что незаконно. Таким образом, платежная система необходима для эффективной работы отеля», - рассказывает Андрей Сутулин.

Какие возможности дает соединение интернет-эквайринга с PMS?

Гость, осуществляющий бронь через сайт, сможет сразу внести предоплату или полностью оплатить проживание, в зависимости от настроек тарифов. Соответственно, при 100%-й оплате он сразу получает все документы, необходимые для заселения.
Гость, бронирующий номер по телефону, может получить на почту ссылку на оплату. При переходе по ссылке и оплате брони все эти данные автоматически попадают в систему.
Все оплаты будут сами попадать в нужные бронирования, не нужно проверять безнал и вручную разносить платежи.
В соответствии с законом «О применении контрольно-кассовой техники на территории РФ» №54-ФЗ, при приеме оплаты онлайн, необходимо выслать оплатившему электронный чек. PMS позволяет формировать и отправлять чеки автоматически.

Электронные замки

Электронные замки может себе позволить далеко не каждый отель. Тем не менее, они удобны гостям, предотвращают несанкционированные заселения и позволяют контролировать время начала и окончания уборки.

Разумеется, электронные замки можно не подключать к PMS. Недостатки такого подхода:

1

При заселении гостя сотрудникам придётся заполнять карточку также и в замковой программе. Программы бывают разной сложности и могут занять немало времени у сотрудника.
2

Сотрудники получают лишние доступы.

Что дает подключение электронных замков к PMS?

Онлайн-замки позволяют удалённо получать информацию о том, какие двери открывались и в какое время. В PMS можно сформировать отчёт для контроля соответствия бронирований и открытия дверей.
Дверь можно открыть с телефона: стоя возле двери, Гость нажимает ссылку, пришедшую ему на телефон, либо подносит к замку телефон.

Терминал самостоятельной регистрации (self check-in)

Позволяет Гостю самостоятельно зарегистрироваться и получить карточку от номера.

Особенности и преимущества:

Без PMS не работает.
При самостоятельной регистрации необходимы электронные замки.
При необходимости можно оплатить ранее заказанный номер или забронировать номер на месте.
Имеет, как правило, встроенный фискальный регистратор, сканер паспорта и другое оборудование. Наличие фискального регистратора влияет на стоимость терминала. Если ресепшн круглосуточный, то оплату можно произвести на ресепшн, зарегистрироваться и получить ключ Гость может самостоятельно.
Связывается с PMS для получения информации о проживающих гостях, передачи информации о заселении, принятых платежах, бронировании и др.
Может стать хорошим подспорьем для сотрудников ресепшен на случай больших заездов.

Система авторизации Wi-Fi

Федеральный закон «О связи» №126-ФЗ требует авторизацию пользователя по паспорту, мобильному телефону либо профилю на госуслугах. Однако в соответствии с Постановлением Правительства РФ N 713 «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации…» гостиницы должны регистрировать всех гостей по документам, удостоверяющим личность.

«Сведя эти факторы воедино, появились сервисы, позволяющие сопоставить гостя в PMS с посетителем интернета и предоставить ему доступ. На сегодняшний день у нас реализованы такие системы, как ConnectOne и HotWifi. Для сопоставления используются либо СМС-сообщения либо ввод данных, которые известны только Гостю. Типовой сценарий – ввод фамилии и номера комнаты Гостя. При авторизации Гостю показывается реклама услуг отеля, что повышает продажи», - уточняет Андрей Сутулин.

Сканер паспортов

Без PMS не работает и смысла не имеет.
Распознаёт все поля в паспорте, вставляет информацию в карточку Гостя.
Быстро и удобно. Отсканировать паспорт можно за 20 секунд, что намного быстрее, чем в ручном режиме.

Выгрузка данных в МВД (ранее в ФМС)

Постановление Правительства №713 требует передавать данные о Гостях в МВД. Это можно сделать на бумажном носителе или в электронном виде. Во втором случае отелю необходим отдельный сервис, который работает именно в вашем регионе. Необходимую информацию можно узнать в МВД.

На сегодняшний день Frontdesk24 поддерживает интеграцию с системами Контур, Радиус, Мосбезопасность.

Интеграция с PMS необходима, чтобы исключить двойной ввод данных. Если в отеле установлен также сканер паспортов, то можно добиться значительной экономии времени сотрудников.

Боты

Это виртуальные собеседники в Telegram или других мессенджерах. Боты умеют выполнять различные команды, например:

• сказать, какие номера сейчас грязные;

• пометить номер как убранный или грязный;

• сделать начисление по мини бару;

• создать бронирование;

• заказать дополнительную услугу в номер и др.

Без PMS эту функцию может выполнять сотрудник, однако он не может одновременно вести много диалогов, медленнее печатает и отвечает, для получения информации в PMS тратит больше времени и др.

Обмен данными с 1С

Все бухгалтеры работают в 1С. Для проведения документов нужна первичная информация о проживании и принятых платежах, которая есть в PMS. Соответственно, для передачи информации в бухгалтерию есть два варианта:

отчеты, информация из которых вносится в документы
автоматическая выгрузка. В данном случае мы не выгружаем файлы в 1С, а 1С копирует с PMS всю необходимую информацию

Типовая обработка при автоматической выгрузке умеет создавать:

• реализацию проживания;

• реализацию дополнительных услуг;

• приходно-кассовый ордер;

• оплату картой.

При этом возможна доработка сервиса как силами нашей команды, так и специалистом отеля, в соответствии с запросом.

Андрей Сутулин

коммерческий директор Frontdesk 24

Перейти на официальный сайт компании FRONTDESK24

May 23, 2019

Как сократить затраты на эксплуатацию отеля?

Вебинар компании ADMAER "Основные принципы разумной экономии при техническом обслуживании отеля".

Aug 20, 2019

Реновация гостиничных санузлов: концепция «2 в 1»

Hospitality Online Expo 2019/Зима/Ideal Standard International

Aug 23, 2019

Как привлечь больше клиентов и увеличить заполняемость отеля с помощью marketplace?

О том, как отелям значительно увеличить количество бронирований, работая с сервисом онлайн-бронирования отелей Ostrovok.ru рассказали CEO Emerging Travel Group Феликс Шпильман и руководитель отдела продаж департамента по работе с отелями Павел Иванов