Подробнее

Как автоматизировать небольшой отель и повысить его прибыльность?

О том, как новые разработки помогают увеличить прибыль отеля, рассказал руководитель продуктов «Контур. Отель» и «Контур. ФМС» Евгений Петров.


- Все бизнес-процессы в гостинице, связанные с гостями, можно свести к трем пунктам: Управление номерным фондом, Получение бронирований через интернет и Миграционный учет российских и иностранных граждан. Благодаря современному программному обеспечению все это можно осуществлять достаточно оперативно в рамках одного окна.
Евгений Петров
руководитель продуктов «Контур. Отель» и «Контур. ФМС»
СКБ Контур (Специализированное конструкторское бюро «Контур») — одна из крупнейших IT-компаний России (по данным CNews Analytics) — создает сервисы для электронного документооборота и интернет-отчетности, решения для торговли и ведения бизнеса, проверки контрагентов и участия в закупках.

Рассмотрим основные функции «Контур. Отель», которые помогают гостинице привлечь больше гостей и увеличить прибыль. Сервис объединяет четыре основных направления:

Слайд 4, 5
Менеджер каналов бронирования (Channel Manager)
  • Транслирует в каналы сложную тарифную политику и квоты доступных для продажи номеров
  • Передает бронирования и их изменения в систему управления отелем
Система управления отелем (Property Management System)
  • Позволяет планировать загрузку отеля и управлять тарифами
  • Упрощает процедуру оформления гостя
  • Выдает статистику для управления отелем
«Зачастую малый объект размещения не пользуется Системой управления отелем, но при этом использует Менеджер каналов бронирования. В итоге отелю приходится сопоставлять два источника бронирований: полученных с каналов бронирований и с собственного сайта отеля. Чтобы видеть единую картину, приходится переносить всю информацию в единое поле, например, в Excel».

Для того чтобы не делать лишней работы и владеть всей ситуацией по броням в режиме онлайн, лучше все-таки использовать как Channel Manager, так и PMS. «Контур. Отель» предлагает две этих функции в одном продукте.

Менеджер каналов бронирования позволяет работать с 25-ю площадками бронирования. За каждой из них стоит своя группа постоянных клиентов, которые автоматически становятся вашими потенциальными клиентами.

Слайд 17

Channel Manager через PMS отеля позволяет работать из одного окна со всеми площадками бронирования без дополнительных временных затрат: достаточно внести изменения в PMS, и они автоматически появятся во всех каналах, а также на сайте отеля.

Рассмотрим четыре примера, когда связка Channel Manager и PMS напрямую влияет на доход отеля

Пример 1. Повысить конверсию бронирований, не подтвержденных предоплатой.

Когда гость бронирует отель на одной из площадок, благодаря PMS эта информация автоматически встает в шахматку в главное рабочее окно, с которым работает администратор. В результате он может своевременно, уже от имени отеля, подтвердить гостю это бронирование, а гость с большей вероятностью приедет по брони, не подтвержденной предоплатой. Это важно, поскольку любой не-заезд по бронированию – это упущенная выгода.

Пример 2. Максимально быстро понять, что произошла отмена на одной из площадок бронирований, и пустить номер опять в продажу.

Если Channel Manager связан с PMS, то отмена брони на одной из площадок автоматически возвращает номер в продажу на всех системах бронирования и на сайте отеля. Администратор также видит этот номер у себя в системе и может продавать его клиентам, позвонившим в отель.

Пример 3. Оперативно поддерживать актуальную стоимость на всех площадках

Для этого достаточно только внести информацию в PMS. Данные будут автоматически обновлены на всех площадках.

Пример 4. Управлять маржинальной прибылью отеля

  • Через Менеджер каналов бронирования вы можете гибко управлять количеством номеров, доступных к продаже через площадки бронирования. К примеру, если в определенные периоды вы можете обеспечить загрузку без посредников, то на этот период вы можете сократить квоту. И наоборот, в низкий сезон вы можете увеличить количество номеров, доступных к продаже через системы бронирования. Все это делается через удобный календарь квот, доступный в Channel Manager.
  • Вы можете настраивать тарифы в зависимости от конкретной ситуации на рынке. «Система позволяет установить столько тарифов, сколько необходимо для удовлетворения потребностей ваших клиентов. Для ускорения продажи необходимых типов номеров можно добавить специальные предложения и акции. Например, в будние дни номера повышенной комфортности поставить по цене «стандарта».

Цены можно устанавливать как на определенный период, так и на каждый день, и делать это в календаре тарифов.
Регистрация в МВД (Контур. ФМС)
По законодательству все организации, оказывающие гостиничные услуги, в течение суток обязаны передавать в УВМ МВД данные о прибывающих российских и иностранных гостях для постановки на учёт.

(Постановление Правительства РФ от 15.01.2007 N 9 часть III п. 20; Постановление Правительства РФ от 17.07.1995 N 713, часть II п. 14).

Невыполнение данного требования в отношении иностранцев влечет штраф:

для юридических лиц от 400 000 до 500 000 рублей за каждого постояльца, в отношении россиян – штраф в размере до 750 000 рублей.

«Большинство гостиниц выполняет требование, доставляя уведомления в УВМ МВД на бумаге или на USB-носителе с курьером или сотрудником гостиницы. Такая отправка отнимает недопустимо много денег и времени, учитывая, что в территориальных учреждениях МВД бывает только несколько приемных часов в день. Кроме того, сотрудник МВД может найти ошибку уже по истечении 24 часов».

Оптимальное решение в данной ситуации – отправлять уведомления в миграционную службу через веб-сервисы.

Благодаря разработке «Контур.ФМС», отчетность в МВД максимально упростилась и ускорилась. Отправлять данные можно фактически мгновенно.

В частности, сервис:


Автоматически формирует черновики уведомлений для МВД при заселении гостя.

  • Этот черновик формирует программа сразу после нажатия на кнопку «Заселить гостя». Администратору останется только заполнить информацию по визам (при необходимости) и отправить документы в МВД в электронном виде. Чтобы сотрудник не забыл это сделать, в его компьютере на рабочем столе всплывает уведомление «Не забудьте поставить гостя на учет». Эти простые подсказки позволяют выполнить все требования миграционного учета и обезопасить ваш объект размещения от возможных штрафов сто стороны контролирующих органов.
  • Аналогично, путем нажатия оной кнопки, гости снимаются с миграционного учета и эти данные поступают в МВД.
  • "Повторное заполнение всех сведений по постоянным гостям не требуется. Данные по постояльцам хранятся в сервисе, при повторном визите гостя можно открыть отправленное по нему ранее уведомление. Вам останется только изменить даты въезда и выезда».
  • Также в системе можно быстро заполнить данные о группе гостей, прибывающих из одного населенного пункта. Для этого создается шаблон, куда вносятся минимальные изменения при создании формы уведомления на каждого гостя.
Проверяет на наличие ошибок

Правильно заполнить регистрационную форму и избежать ошибок помогают сервисные подсказки. К примеру, при постановке на учет Сервис подсказывает, какие поля обязательны для заполнения и как правильно их заполнять. Ошибки в заполнении подсвечиваются красным, а сервис выдает подсказку, как ее исправить.

«Если гость сделал ошибку в адресе и предоставил вам неверные данные, то система, которая интегрирована со всеми общероссийскими адресными справочниками, не позволит вам ввести неактуальный адрес».
Позволяет пользователям иметь круглосуточную тех поддержку от специалистов сервиса. Кроме того, в рабочее время специалисты всегда могут проконсультировать по вопросам регистрационного и миграционного учета.

Технические характеристики «Контур. ФМС»:

  • 3-ий уровень защищенности персональных данных в соответствии с Приказом ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21;
  • Облачный сервис доступен онлайн с любого компьютера. Архив данных надежно хранится на сервере и не занимает места на диске.
  • Все изменения в регистрационном законодательстве отображаются онлайн, и вы сразу узнаете об изменениях в отчетных формах, в требованиях по миграционному учету гостей и др.


Модуль онлайн-бронирования
Его задачи:

  • Делает сайт отеля продающим и увеличивает продажи номеров без комиссии 24 часа в сутки.
  • Позволяет разместить информацию об отеле, а также на форму онлайн-бронирования в социальных сетях
  • Мини-сайт для гостиниц, у которых нет своего сайта

Как это работает:

  • Все бронирования напрямую попадают в шахматку – не нужно переносить брони из почты вручную
  • После того, как номер забронирован на сайте отеля, он автоматически снимается с продажи на всех остальных площадках бронирования
  • Интегрируется с сайтом отеля и профилями отеля в социальных сетях ВК и FB.
  • Виджет, встраиваемый на сайт, позволяет упростить поиск и бронирование номеров
Некоторые «фишки» сервиса «Контур. Отель»:
1. Возможность прямо из шахматки, рядом с названием категории номера навести на знак вопроса, чтобы вывести для гостя наиболее продающее, привлекательное описание категории номера. В результате администратор, принимающий заявку по телефону, может оперативно предложить гостю наиболее привлекательный вариант размещения. Для отеля это возможность повысить сумму среднего чека.

«Так наша система позволяет делать эффективные предложения более дорогих по стоимости номеров, за счет краткой и емкой формулировки, привлекательно описывающей соответствующую категорию. Эта информация выводится на рабочем окне в любой момент времени, когда необходимо».

2. Также в меню бронирования выводится всплывающий список о допуслугах, входящих в категорию номера. Это важно, потому что администратор, тем более новый сотрудник, могут забыть и предложить.

3. Подробная информация о гостях и их пожеланиях также выводятся на рабочий стол дежурного администратора. Важно, чтобы любая смена владела этими данными.

4. Время выезда, уборки и заезда не пересекаются. Это значит, что ранний заезд и поздний выезд учитываются для каждого бронирования, и эта информация подсвечивается в шахматке. Это позволяет, не заходя в меню каждого отдельного бронирования, видеть информацию о заездах и выездах и скорректировать как работу горничных, так и время следующего заезда в этот номер.

5. Точность и своевременность приема оплаты от гостя
  • В системе фиксируются факт и форма оплаты (наличные/карта/взаиморасчеты) и задолженность гостя.
  • Каждая смена в каждый момент времени знает точную сумму оказанных и оплаченных гостем услуг.
Сервис дает возможность распечатать для гостя подробный расчет, что делает процедуру расчета за услуги абсолютно прозрачной и понятной для гостя. Здесь же можно сформировать квитанцию и счет на оплату.
Управленческие отчеты: по доходам, заполняемости, среднему чеку, среднему доходу на номер, оплатам
Вы можете управлять доходностью отеля на основе информации из системы: к примеру, если определенная акция принесла доход, то ее имеет смысл повторить.

Отчеты показывают сумму, полученную отелем от продажи номеров, рыночный спрос, средний доход на каждый номер, поступление денежных средств на счет отеля.

Можно сформировать отчеты:
  • за любой период работы в системе;
  • по всем / нескольким / одной категории номеров;
  • по всем / нескольким / одному источнику бронирований.
«Отчеты формируются онлайн. Хотя в сервисе есть возможность для выгрузки их в Excel, в этом обычно нет необходимости, поскольку вся информация отображается на экране»
Евгений Петров
руководитель продуктов «Контур. Отель» и «Контур. ФМС»
Показать еще