HKeeper: Цифровые технологии для управления персоналом и доходами гостиницы .

Пандемия заставила нас по-другому взглянуть на привычные, годами неизменяемые методы управления, принятые в гостиничной индустрии. "Новая реальность" принесла с собой требования к бесконтактным коммуникациям, социальному дистанцированию, к необходимости дистанционного управления персоналом и к наличию возможности удалённого контроля за качеством и сроками выполнением задач. Для решения этих проблем, программа HKeeper не только объединила все информационные потоки гостиницы на одной платформе, но и автоматизировала значительную часть рабочих процессов, связанных с обслуживанием гостей и предоставлением им различных гостиничных услуг.

HKeeper представляет из себя универсальную цифровую платформу для управления любым предприятием индустрии гостеприимства в режиме реального времени. Я бы сравнил HKeeper с приборной панелью на автомобиле: в любой момент времени вы видите все, что происходит в вашей гостинице, также как вы контролируете свой автомобиль - его скорость, давление в шинах, расход бензина и температуру охлаждающей жидкости в радиаторе.

На сегодняшний день аналогов нашей программе практически не существует. HKeeper, как "всевидящее око", в режиме реального времени распределяет горизонтальные и вертикальные потоки информации, превращая их в различные задачи для персонала, позволяя тем самым оперативно принимать необходимые управленческие решение.

HKeeper существенно сокращает время необходимое для назначения задач и контроля за их выполнением, тем самым значительно снижает операционные расходы.

Допустим, начальнику службы хаускипинга надо поставить задачу горничной об уборке номера. Для этого ему достаточно в своём Мобильном приложении открыть окно "Задачи" и нажав пару кнопок направить эту информацию горничной. Горничная сразу получит эту задачу на свой телефон и сможет немедленно приступить к её выполнению. Когда уборка будет закончена, горничная нажатием кнопки сообщит Супервайзеру, что номер убран и готов к инспекции или же, сделав фотографии контрольных мест, самостоятельно отправит гостиничный номер в продажу.

Это особенно важно тогда, когда требуется максимально оперативно получить данные о свободных номерах. Например, при заселении большой туристической группы сотрудник службы приема и размещения должен видеть, какие номера убраны и могут быть использованы для заселения.

Другой пример. Горничная обнаружила, что в номере перегорела лампа. Она одной кнопкой направляет эту задачу сразу в инженерную службу, прикрепляя соответствующую фотографию, тем самым избавляя электрика от необходимости выяснять, какая именно лампа и где перегорела.

Во всех этих случаях персоналу не нужно звонить или письменно информировать о возникших проблемах. Достаточно поставить задачу в программе HKeeper и назначить ответственного. Когда задача будет выполнена, ответственное лицо отметит ее как выполненную. Это увидит как лицо, поставившее задачу, так и Супервайзер.

Таким образом, Супервайзер в режиме реального времени видит все, что происходит в гостинице: как распределены трудовые ресурсы, чем заняты сотрудники, сколько времени у них уходит на выполнение той или иной задачи.

До недавнего времени, несмотря на большое количество программ для контроля за доходами, расходы контролировались исключительно с помощью ручки, бумаги и калькулятора. В лучшем случае, у отельеров была Excel, а задачи на уборку и техническое обслуживание ставились в WhatsApp. Все это занимает много времени (которое оплачивает работодатель), а главное - не позволяет быть уверенным в достоверности информации, а следовательно в эффективном контроле.

Посмотрим, как распределяются операционные доходы в "среднестатистическом" отеле:

Несмотря на то, что есть десятки программ, помогающих продавать услуги отеля, на рынке практически нет программ, помогающих контролировать и снижать операционные расходы. Между тем, снижение этих расходов в кризис особенно необходимо.

2.1. Сокращение времени работника на выполнение задач = доход отеля

Здесь видно, из чего складывается заработок:

Только на то, чтобы расписать всего лишь 15 задач в день, Супервайзеру необходимо 45 минут (по 3 минуты на каждую задачу), а это, между прочим, 100 000.00 рублей ежегодно.

Гораздо быстрее ставить задачу в цифровом формате. В HKeeper для этого достаточно нажать на кнопку с соответствующей пиктограммой, чтобы отправить ее сотруднику. Иными словами, мы полностью автоматизировали процесс постановки задач. Причём задача попадает как к исполнителю, так и к Супервайзеру, контролирующему исполнение.

Могу сказать, что HKeeper (программа поддерживает сегодня 120 языков) - идеальный напарник для линейного персонала: его функции позволяют сотруднику сконцентрироваться исключительно на выполнении своей работы, не отвлекаясь ни на выбор задач из бумажных списков, ни на уточнении задач у Супервайзера, ни на необходимость запоминать информацию о каких - либо поломках и их описании.

В среднем, HKeeper увеличивает производительность труда и снижает операционные расходы до 30% - за счет автоматизации, синхронизации и цифрового управления рабочими процессами.

Где бы отель ни находился, он всегда может создать пакетное предложение со своими партнерами. Суть в том, что партнеры размещают на виртуальном Рынке отеля информацию о своих услугах, продают их клиентам гостиницы а отель получает определенную комиссию с каждого оплаченного гостем заказа.

HKeeper не только сокращает операционные расходы, но и работает как маркетинговый канал. К примеру, мы создали сертификат чистоты, который генерируется автоматически после того, как горничная закончила уборку. Это работает так: горничная сделала уборку по чек-листу, Супервайзер проверил и после отметки в программе сгенерировался сертификат.

Такой сертификат, размещенный на сайте гостиницы, может стать дополнительным стимулом для гостя при выборе именно вашего отеля.

Используя HKeeper, исполнителю не надо писать о выполнении задачи, ему достаточно нажать на кнопку "задача завершена", чтобы эта информация автоматически появилась у Супервайзера. Выполняя различные задачи, сотрудники одновременно формируют отчёты, которые затем становятся основой аналитического анализа экономических показателей гостиницы.

Наша платформа объединяет информационные потоки, которые поступают из разных программ (PMS, CRM и тд). Все эти программы предназначены для того, чтобы получить информацию о госте, от гостя (заказ, просьба, пожелание и тд), либо данные о том, что необходимо в отеле что-то сделать (починить, отремонтировать и тд). Благодаря HKeeper эти информационные потоки трансформируются в различные действия по выполнению задач, связанных как с запросами и пожеланиями гостей, так и с оперативным управлением операционной деятельностью гостиницы.