Финансовая эффективность с управляющей компанией: выгода в деталях

Управление: При управлении Вашим отелем мы анализируем финансовую деятельность отеля, и проводим мероприятия по повышению доходов и сокращению издержек. При этом мы осуществляем хозяйственную деятельность отеля в рамках утвержденного бюджета и ежемесячно предоставляем владельцу отеля отчетность о результатах его выполнения.

Аренда: Если вы хотите получать стабильный доход от вашего отеля, но не хотите самостоятельно заниматься его управлением, или отель является непрофильным активом, мы готовы предложить заключение договора аренды вашим отелем сроком от 5 лет.

Франчайзинг: Вы получаете все преимущества сети, но сохраняете свободу в управлении своим отелем. Этот вид сотрудничества выбирают те отели, которым важно быть частью известной гостиничной сети для продвижения на рынке, но при этом сохранить независимость.

Консалтинг: Мы предлагаем консалтинг абсолютно во всех областях деятельности гостиницы, аудит всех гостиничных служб, корректировка или пересмотр концепции, аналитика продаж и ценообразования, настройка работы службы питания, и т.д.

Управление продажами: Мы создали отдельную структуру, которая может полностью заменить отдел продаж или бронирования в самом отеле. Важно: мы предлагаем не просто отработанные инструменты продаж, а продажи, основанные на стратегическом планировании деятельности каждого конкретного отеля, с учетом анализа рынка, конкурентов, аудитории и других факторов.

Расходы на ФОТ: мы пересмотрели штатное расписание, сократили число линейного персонала (когда персонал необоснованно “простаивал”), с 86 млн. до 67 млн. рублей. 

Расходы на питание и бытовую химию: с 32 млн. до 28 млн. рублей. Этого удалось достичь благодаря договорам управляющей компании со многими поставщиками. Специальные условия позволяют получить значительную. скидку от объема.

Прочие расходы (коммунальные платежи, лицензии, ремонтные работы, IT-решения, маркетинговые расходы и реклама): с 57 млн. до 51 млн. рублей.

Для каждого объекта мы готовим детальную финансовую отчетность в формате План-Факт. До начала работы мы запрашиваем у собственника все показатели, по которым требуется отчетность: выручка, прибыль, расходы по отдельным статьям бюджета и т.д. Далее мы в отчетность обязательно включаем все эти показатели, анализируем и предпринимаем все меры для их корректировки при необходимости. 

При начале совместной работы управляющей компании и отеля создается расчетный счет, на котором отражаются операционные расходы и доходы, возникающие при исполнении договора управления. К этому счету имеет доступ бухгалтерия каждой стороны, все расчеты прозрачны и понятны. При расчете процента вознаграждения мы учитываем доходы и расходы, относящиеся только к операционной деятельности отеля.

Управляющий отелем – это сотрудник Управляющей компании. Он знает все стандарты компании, понимает, как управлять отелем той или иной специфики, знает особенности этого конкретного региона и т.д. Соответственно, будучи сотрудником УК, он получает зарплату из средств УК.

При подготовке бюджета мы согласовываем все статьи расходов. Условно говоря, если мы договорились с собственником, что, например, будем менять матрасы во всех номерах, то этот пункт накануне закупки мы уже не согласовываем – но только в том случае, если сумма закупки не превышает заранее утвержденную. Если сумма больше, то дополнительно обсуждаем этот момент накануне закупки. 
Расходы, не предусмотренные заранее (например, поломка крупного оборудования), согласовываются отдельно. Повторюсь, мы за открытость и прозрачность всех процессов для обеих сторон.

Мы берем на себя все функции, за исключением капитального ремонта и строительства. Мы полностью выстраиваем работу отеля по стандартам, которые у нас прописаны для каждого бизнес-процесса.

Мы согласуем с собственником фактически все решения, которые не вошли в договор или выходят за рамки доверенности на Управляющего. Это позволяет избежать неприятных сюрпризов и неоправданных ожиданий.

Наш аудит напоминает углубленную инвентаризацию, которую, надеемся, каждый отель делает минимально дважды раз в год. Мы смотрим, работает ли оборудование, в каком состоянии находится мебель, общее техническое состояние помещений и т.д.

Здесь все просто и честно: чья ошибка, тот и несет ответственность. При этом, в случае обнаружения потенциальных рисков, управляющая компания безусловно заинтересована в информировании собственника и устранении недочетов. Важно понимать, что управляющая компания находится “в одной лодке” с собственником.

Первое время управляющий взаимодействует с собственником фактически ежедневно: приступая к работе, перед составлением детализированного бюджета, мы берем для себя срок 60 дней (2 месяца), за это время управляющий совместно с коллегами из центрального офиса детально и скрупулезно вникает во все существующие процессы в отеле. И поскольку управляющий отвечает за работу отеля, то он должен вникать в детали, для чего периодически будет запрашивать интересующую информацию у собственника или его представителей. 
Спустя пару месяцев после вхождения управляющей компании в отель, управляющему достаточно проводить консультационные и отчетные встречи с собственником один раз в неделю, еще чуть позже – ежемесячно, для текущей отчетности.

Это достаточно болезненный вопрос для всех отельеров, особенно, если это небольшой семейный отель или многолетне слаженная команда. Здесь хочу успокоить: мы, как управляющая компания, заинтересованы в стабильном мотивированном коллективе отеля. У нас нет цели прийти в отель и сменить полностью команду. В том числе, и для этого момента мы как раз берем 2 месяца на изучение текущей деятельности отеля и его сотрудников.  
Если персонал добросовестно работает, готов учиться и развиваться, следовать регламентам, готов стать частью новой команды и нашей гостиничной сети, то он, безусловно, остается. Более того, управляющая компания берет на себя расходы по обучению сотрудников.

Более 62% от всего дохода с продаж у нас составляют прямые бронирования от частных гостей. Это очень высокий показатель. Для гостей, которые являются постоянными клиентами нашей сети отелей, у нас предусмотрена эффективная Программа лояльности.
Показательным будет, насколько эффективна в нашей компании работа с прямыми бронированиями - нас всегда приятно впечатляет количество бронирований при анонсе вхождения в сеть нового объекта. Например, в этом году за первые сутки после открытия бронирования отеля “Ателика Тешебс” в Архипо-Осиповке, у нас было сделано бронирований больше чем на 6 млн. рублей. 
Разумеется, для продвижения объекта, особенно накануне открытия, мы используем все доступные ресурсы, “подогреваем” интерес, применяем инструменты наиболее эффективные для конкретного региона и целевой аудитории отеля: от социальных сетей до рекламы на ТВ и радио.

Во-первых, мы заведомо понимаем, к какому бренду больше подойдет тот или иной отель и какова наиболее выигрышная концепция для него. Конечно, понадобятся небольшие визуальные изменения: колористика, элементы интерьера и экстерьера, типография и т.д. Но мы всегда стараемся учитывать особенность и уникальность каждого отеля, чтобы ребрендинг был аккуратным, приятным и подчеркивал его статус сетевого отеля, при этом чтобы отель не терял своего персонального очарования.

Обычно любая маркетинговая компания оценивается по финансовым показателям. Для этого есть специальные метрики. Но фактически все сводится к отчетам по выручке, тем более, повышение выручки – это и есть цель маркетинговой компании. 

При заключении договора управления, вся деятельность отеля происходит через юридическое лицо отеля. Нам не требуется переоформлять договоры на персонал и прочие. Управляющий действует по доверенности от собственника – в рамках тех полномочий, которые ему будут переданы: подписание договоров, закупки, найм персонала, согласование реестра платежей по операционной деятельности и т.д.

Все наши отели застрахованы на предмет гражданской ответственности. Также застраховано имущество отеля.

В Управляющей компании есть Отдел контроля качества. Этот отдел “принимает на себя”, в первую очередь, все жалобы или пожелания гостей. Наличие такого отдела – часть договора об управлении, а оперативная обратная связь от Отдела контроля качества крайне эффективно работает на повышение репутации и рейтинга отеля.

Заключая договор об управлении, мы детально рассчитываем финансовую модель. Затем мы составляем с собственником бюджет, где расписываем все доходы и расходы. УК работает на условиях % с прибыли, размер которого обсуждается в каждом конкретном случае. Таким образом, Управляющая компания максимально заинтересована в том, чтобы увеличить прибыль отеля, т.к. от этого зависит - получит УК своё вознаграждение или нет, этот факт и является главной гарантией для обеих Сторон.