Цифровая революция в закупках: ProOrder меняет правила игры в индустрии гостеприимства

Сейчас вести бизнес стало сложнее: растут зарплаты, расходы на закупку, коммунальные платежи и проч. При этом платежеспособность клиентов, за исключением клиентов люксового сегмента,  остается на прежнем уровне либо уменьшается.
В этих условиях автоматизация закупок остается одним из немногих работающих способов оптимизировать затраты и не потерять при этом в качестве сервиса.
Посмотрим, как здесь помогает платформа ProOrder.

Основные задачи автоматизации при организации закупок в отеле очевидны. Это подбор продукции, поиск основного и резервного поставщиков основной корзины продуктов/ для услуги "Завтрак шведский стол", планирование регулярных поставок, контроль цены. В итоге достигается главная цель автоматизации: сокращение времени сотрудника на выполнение рутинных задач и существенная экономия на закупках.

Обычно в крупном отеле есть внутренние информационные системы (PMS, торговые площадки и т.д). Чаще всего торговые площадки между собой никак не синхронизированы.

Помимо внутренних информационных систем в отеле есть отделы и службы, которые также участвуют в формировании заявок (создают или обрабатывают заявки): склад, финансовый блок, отдел закупок, бухгалтерия, менеджмент, хаускипинг, отдел продаж, кухня и т.д.

Также в процессе формирования заявок участвуют внешние компании: производители, поставщики, дистрибьюторы товаров и услуг. Обычно на отель или группу отелей приходится от 50 до 200 внешних компаний.

Для примера возьмем заказ от шеф-повара.

Все это создает внутренний перегруз на всю инфраструктуру отеля. Иногда заявки теряются или заполняются некорректно, что еще больше увеличивает срок работы с заявкой. 
Но вся “фишка” в том, что аналогичная проблема происходит и на стороне поставщика. У него может не хватать торговых представителей или коммерческой команды (продавца), персонала в бэк-офисе, который может принять и обработать заявку. На стороне поставщика также возможны потери заявок или поставка товара не в том ассортименте, который был нужен заказчику.

… А пока происходит весь этот процесс, шеф-повар на кухне кричит: “Где товар?”, бухгалтерия ругается на отсутствие всех необходимых документов, а гость ресторана  тем временем остается без своего любимого блюда. Результат: потеря лояльности гостей и репутации отеля.

“Идеальный мир” в нашем случае – это слаженная работа отделов, когда они в автоматическом режиме обмениваются данными между собой для решения общей задачи.

Тот же пример. Шеф-повар хочет сделать заказ продуктов.

Как видим, уже на этом этапе высвобождается колоссальное количество времени при формировании заявки.

В системе ProOrder можно не только вносить корректировки, но и (о стороны заказчика) указать, какой размер корректировок он считает приемлемым. Например, превышение цены от согласованной ранее не более чем на  5%.   Если поставщик сделал превысил этот лимит, то процедура согласования закупки автоматически перезапускается.

Задача закупщика в этом случае – находить наилучших поставщиков, проводить их аккредитацию, отслеживать статус договоров, делать аналитику и формировать отчетность. И все это можно сделать в два клика.

При этом менеджеры или собственники могут в онлайн-режиме сформировать любую аналитику/отчетность. Для этого им не нужно направлять запрос шеф-повару или руководителям других подразделений, формирующих заявки. Все это помогает топ-менеджменту принимать своевременные решения о замене поставщика, корректировке бюджета и т.д.

Результат: заявка формируется вовремя, заказ приходит вовремя и в нужном ассортименте, документы в порядке, а гость может заказать свое любимое блюдо. У вас полностью прозрачные процессы закупок, и вы тратите на них гораздо меньше времени.

Как правило, производители тратят колоссальное количество денег на трейд-маркетинг, ретро-бонусы и т.д. Однако какое количество из этих маркетинговых средств приводит к реальным заказам от клиента? Как часто отель видит акции от производителя или информацию о новинках? 

Пример из нашей практики. Один из производителей – наших клиентов – выпустил молоко, у которого выход на 15% больше. Он это рассказал дистрибьюторам, но информация просто не дошла до отелей. Если бы производитель написал эту информацию на нашей платформе, то она стала бы в 1 клик доступна всем участникам закупок. 

В идеале производители должны заниматься управлением каналов продаж, уровнем сервиса, контентом, качеством поставок – и не тратить время и силы на то, чтобы его товар заметили отельеры. В ProOrder работает именно такая модель работы с заявками.  

Звучит как фантастика, но мы это сделали. 

Наш проект ProOrder охватывает не только внутренний контур, но и внешний. Он имеет три глобальных модуля: 

1. Производство
2. Поставщик
3. Отель

Платформа может подстраиваться под любую иерархию внутри компании: от собственников до линейных сотрудников, с установкой индивидуального уровня доступа.  

Основные показатели, которые получают клиенты, внедрив ProOrder: