Автоматизация операционных процессов, управление персоналом и контроль материальных ресурсов в сфере гостеприимства с использованием искусственного интеллекта

HotelKeeper – это система, которая поможет вам контролировать все ключевые аспекты управления отелем и оперативно реагировать на все изменения. С нами вы сможете сосредоточиться на главном: создание настоящего гостеприимства и уникального сервиса для ваших гостей. А ещё автоматизация обеспечивает высокую скорость обслуживания.
Важно: у автоматизации нет цели заменить человека. Мы не меняем даже процессы вашей работы. Условно говоря, если (согласно стандартам) горничная должна убирать номер по часовой стрелке, то мы ничего менять не будем.
Мы занимаемся только тем, что автоматизируем всю рутину. Звучит парадоксально, но автоматизация очеловечивает именно сферу обслуживания, поскольку у сотрудников остается время на главное: на оказание максимально высокого сервиса.
Мы делаем гостеприимство максимально гостеприимным. Мы возвращаем человека от рутины к людям. Избавляем сотрудников от всей нелюбимой работы.
Повысить качество сервиса в современных условиях – это автоматизировать всю рутинную работу.

Мы будем полезны всем уровням сотрудников, начиная от линейного персонала и заканчивая топ-менеджерами. Также мы будем полезны конкретным департаментам и службам отеля. Например:

Рассмотрим детально инструменты, которые помогают отелю создать уникальный сервис для гостей.

Разрабатывая программу, мы исходили из того, что рутинное управление задачами занимает много времени. Посмотрим, какие повторяющиеся рутинные задачи можно переложить на систему, чтобы они работали на улучшение сервиса вашего отеля.

На слайде видно, сколько отель может сэкономить в годовой перспективе. Для расчета мы использовали отель на 120 номеров.
К примеру, супервайзеры технического и клинингового отделов тратят около 4380 часов в год только на распределение и контроль задач, а также на подготовку отчетов по выполненным работам. В деньгах это более 1 млн 300 тысяч рублей в год. А если мы возьмем длительную перспективу, то суммы просто поражают.
Выбор за вами: терять эти деньги и дальше или автоматизировать эти бизнес-процессы, а сэкономленные средства направить на развитие бизнеса.
Переход на цифровой формат работы позволит вам видеть картину целиком, причем в режиме реального времени и с любого устройства: с компьютера, планшета или с телефона.
Также вы будете видеть все уведомления об отклонениях от ваших целей и стандартов. Это поможет вам вовремя обратить внимание на ошибки и сделать работу более эффективной.

Гостиничный бизнес сталкивается с такими проблемами как нехватка кадров и их недостаточная квалификация. Это приводит к текучке кадров. Кроме того, найм новых сотрудников регламентируется бюджетом, за рамки которого выходить нельзя.
Понимая эту проблему, мы хотим предложить наше решение.

Решение позволяет автоматизировать прогноз нагрузки сотрудников в разных отделах и в разное время, в зависимости от загрузки.
Например, понимая, сколько часов у вас займет уборка, вы точно знаете, сколько вам нужно сотрудников.
Приложение позволяет снизить количество ошибок, вызванных человеческим фактором. Это напрямую повышает эффективность работы ваших сотрудников. Если сотрудник нарушает ваши регламенты (например, превышает время на уборку), вы это увидите в режиме реального времени и сможете взять на контроль.
Наконец, приложение позволяет сделать аналитику по каждому из сотрудников и увидеть ситуацию в динамике.

В среднем составление расписания и подготовка отчетов занимает у супервайзера около 312 часов в год. В деньгах это составляет более 170 тысяч рублей в год.
При этом ошибка в расчетах со стороны HR-отдела может отразиться негативно на финансовых итогах отеля.
HotelKeeper позволяет избежать всех этих ошибок и чувствовать себя более уверенно.

Важнейший аспект – автоматизация складских запасов и контроль за их использованием. Используя автоматизацию, вы наглядно видите, сколько чистящих, моющих и иных средств расходуют ваши сотрудники хозяйственной и технической службы на уборку номеров и исправление небольших поломок.
Все, что вы регулярно подсчитываете и проверяете вручную на складах, система HotelKeeper может делать за вас автоматически. Система также фиксирует информацию о поврежденных предметах (светильники, телефоны, кофеварки и т.д.)

В среднем горничная тратит около 90 минут в день на ручной учет постельного белья, полотенец, косметики и прочих предметов, которые поступают в номер. За эти 90 минут можно убрать примерно 2 номера. Это значит, что за год горничная может убирать примерно на 730 комнат больше.
Наш инструмент позволяет не только учитывать остатки товаров на складе, но и получать своевременные уведомления о том, что необходимо заказать тот или иной ассортимент. Это позволяет заранее формировать заказы у поставщиков и избегать дефицита в высокий сезон.

Сейчас фронт- и бэк-офис работают с разной скоростью. Это отражается на уровне оказания сервиса гостям.
В условиях, когда отели вынуждены повышать стоимость номера из-за высокой инфляции и роста ФОТ, гости стали платить больше. Следовательно, за бОльшие деньги они ожидают получить максимально высокий уровень сервиса.
Чем больше времени у вас уходит на ручную обработку запросов, тем дольше времени занимает предоставление услуги.
Так что и здесь очень важно отказаться от ручного распределения задач в пользу автоматизации.

Пример. Гость просит принести в номер полотенце. В этот просто процесс вовлечены несколько сотрудников. В среднем они тратят около 6 минут только на передачу информации о запросе гостя.
Получается, что вы задерживаете выполнение услуги, оплачиваете эти задержки и тем самым удорожаете саму услугу. При этом гость может остаться недовольным скоростью выполнения его запроса, что отражается негативно на репутации отеля.
Наоборот, повышение качества сервиса улучшает репутацию отеля. По нашей аналитике, даже 1% повышения репутации отеля помогает практически на 1% увеличить среднюю стоимость номера, практически в 1,5% увеличить доход на номер и т.д.
Очевидно, что процесс обработки гостевых запросов должен быть автоматизирован.

Если у вас уже есть установленные системы, которые связаны с консьерж-сервисами или другими решениями, то мы можем внедрить нашу систему в уже имеющиеся инструменты и полностью автоматизировать весь цикл задач.

Наше мобильное приложение на 100% охватывает управление задачами, которые есть на компьютере. Это значит, что ваш офис и вся необходимая информация всегда находятся у вас под рукой.
С мобильного телефона вы также можете ставить дополнительные задачи и перераспределять нагрузку.

Важная информация для сотрудников службы безопасности: вся информация, которая фиксируется сотрудниками, использующими ваше мобильное приложение, хранится в облаке.
Это значит, что все данные, которые есть в системе, будут храниться именно на базе HotelKeeper, а не в телефонах сотрудников.
Если сотрудник уходит из команды, то вы можете легко его отключить, и он не может вернуться в систему самостоятельно. Так мы обеспечиваем конфиденциальность и безопасность ваших данных.

Система HotelKeeper достаточно простая для обучения: сотрудникам достаточно 10-15 минут, чтобы научиться в ней работать. Причина – понятная программа и интерфейс, а также подача информации в виде запоминающихся схем и визуальных образов.
Также есть возможность ставить задачи с помощью голоса. Это упрощает постановку задач.

Если кому-то интересно, как автоматизация поможет именно вашему гостиничному объекту, то приглашаем на бесплатную демо-презентацию.