Смена софта – это не страшно! Как извлечь от этого максимальную пользу? Кейсы в цифрах и фактах

Посмотрите, сколько времени тратят ваши работники на ту или иную операцию. Подумайте о том, что можно ускорить или упростить. Например, реализовать автоматическое заполнение документов.
Оцените, где вы тратите лишнее время, и какие операции вместо этого можно поручить системе. Например, если раньше вы тратили на подготовку отчета 4 часа, то во время внедрения новой системы сделайте настройки так, чтобы отчеты формировались автоматически из системы и приходили на электронную почту.
Например, можно настроить автоматическое формирование договоров, выставление счетов и т.д. Это сократит время с нескольких часов до одного клика.
Также системе можно “доверить” такие рутинные операции, как проверка оплаты счетов.
Время = деньги.
Подсчитать экономию достаточно просто:
Часовая ставка сотрудника = зарплата сотрудника / 160
Посчитав, сколько минут сотрудники тратят на рутинные операции (даже по 2-3 минуты), несложно оценить общую экономию за день, неделю, месяц.

Замена софта – хороший повод сделать интеграцию с теми системами, с которыми вы раньше не могли интегрироваться по причине высокой стоимости или технических сложностей.
Примеры возможных интеграций:

• С бухгалтерией, чтобы выгружать данные в автоматическом режиме. 
• С рестораном – для формирования единой расчетной карты гостя и дополнительных возможностей, например, заказа еды в пределах определенного лимита и оплаты при выезде. По нашему опыту, после интеграции отеля с рестораном выручка последнего увеличивается от 30% до 50%. 
• С любой точкой продаж: SPA, медцентром. фитнес-клубом, “горнолыжкой” и другими.

В качестве проекта внедрения поставьте своим специалистам задачу сделать такую интеграцию, а если она уже есть – настроить ее более эффективно. Например, у вас  есть интеграция с ресторанной системой, но она не позволяет гостю уходить в овердрафт. Это можно изменить и предусмотреть, например, определенную глубину кредита. Многие гости воспользуются этой опцией, а ресторан при отеле увеличит выручку.

Синхронизируйте профайлы – и CRM-система начнет формировать историю взаимодействия и узнавать все входящие звонки. У гостей сразу повышается лояльность, потому что им не требуется несколько раз повторять суть своего вопроса.

Часть операций можно вывести в самообслуживание, часть – в онлайн. Например, добавить оплату по ссылке. Наша система интегрируется с сервисом, с помощь которого гость может оплатить по ссылке любые услуги. В выигрыше все: гостю удобно, а отель получает деньги раньше.

Как быстро ресепшн узнает, что номер убран? Как быстро происходит смена статусов? Чтобы ускорить этот процесс и минимизировать ошибки, можно установить горничным мобильное приложение, подключить чат-бот или настроить для них специальные персональные пин-коды. В этом случае будет сразу понятно, кто поменял статус в номере. 1С:Отель позволяет оценить скорость уборки номера и эффективность каждого сотрудника, вводить сдельную оплату труда.

Вопрос становится особенно актуальным в случае комплектации номеров косметическими средствами премиум класса.
С помощью системы 1С:Отель потребление косметики легко сопоставить со статистикой заездов.  У нас есть кейс, когда после внедрения функции контроля, по данным бухгалтерии отеля, уже через месяц этот расход сократился в три раза.

Если гости хотят заказать доп.услуги в онлайн, дайте им возможность их заказать быстро и просто.  Подумайте, как в новом ПО будут формироваться заказы, полученные онлайн от гостей, как будет контролироваться их выполнение.
Все необходимые интеграции могут быть органично установлены в процессе смены ПО. В итоге смена софта станет не просто заменой одного ПО на другое, а одновременно улучшением взаимодействия с гостем.

Это можно совместить с “причесыванием” ваших данных, ведь для запуска программы лояльности важно, чтобы все данные по профайлам гостей были в полном порядке. Это значит, что нет дублирующихся файлов, правильно считается статистика по ночам, номерам, статистика по звездам и др.
На основе обновленных данных запускается программа лояльности, которая подключается к гостям. Мы предлагаем это делать прямо внутри PMS системы, в 1С:Отель такой функционал есть.
При перезапуске программы лояльности можно подумать, хотите вы делать акцент на скидках или на бонусах. Второй вариант отелю более  интересен, поскольку гость может воспользоваться бонусами, только приехав в отель повторно.
Однако вместе с бонусами возникает необходимость в дополнительном инструментарии. Кстати, это одна из причин, почему раньше многие отели не использовали бонусную систему. До гостя необходимо донести информацию, сколько у него бонусов, как он может их потратить, в какой срок и т.д.
В 1С:Отель мы предлагаем для этого использовать электронную карту лояльности: достаточно просто включить ее в системе.

Отчеты позволяют отследить эффективность того или иного бизнес-процесса. Вы можете составить список отчетов, которые вам нужны периодически (каждый день, неделю, месяц), и включить эти отчеты в проект внедрения. В итоге отчеты будут формироваться автоматически по клику, а вы получите экономию времени.

Первое, что нужно определить, какие вам понадобятся отчеты, и как их настроить. Это могут быть отчеты ежедневные, еженедельные, ежемесячные, по отделам и т.д.
Например, берем отчет по заезду и смотрим, что туда нужно добавить. Приходим к выводу, что в первую колонку логичнее поставить не сумму заезда за 1-ю ночь, а итоговую сумму по всей брони. Рядом нам удобнее добавить сумму оплат. В итоге в первых двух колонках мы будем видеть сумму по всей брони и  сколько уже оплачено за бронь.
Возможно, вам нужна аналитика, которой раньше не было. Значит, ставится задача на внедрение.

Существуют интеграции, без которых просто нельзя стартовать. Например, онлайн-касса, ченнел-менеджер, ФМС. А есть интеграции, которые можно запустить в процессе.

Обычно цели смены софта проговариваются на первой встрече. Но, как правило, уже в процессе возникают новые идеи.
Я рекомендую просто зафиксировать эти идеи отдельно и вернуться к ним после того, как будет запущено все, что запланировано, согласно первоначальным целям. Очень важно не потерять эти цели “по дороге”, в процессе перехода на новый софт.