Эделинк: Ecvi Pro – система управления для отелей 3-5*

Комментирует Product-менеджер Варвара Лень

"Наша команда работает на рынке автоматизации с 1998 года, и сейчас нами автоматизировано более 1000 клиентов. Мы разрабатывали как серверное программное обеспечение, так и облачное, и знаем преимущества каждого их них. Могу сказать, что сейчас набирают популярность облачные решения: их стоимость значительно ниже, чем у серверных, а данные полностью защищены".

Варвара Лень

Product-менеджер компании "Эделинк".

Справка о компании

Компания «Эделинк» сегодня – это ведущий разработчик программных продуктов и решений для разного типа отелей: от малых средств размещения до апарт-отелей и комплексов сервисных апартаментов. Ключевые специалисты компании имеют 20-летний практический опыт внедрения и поддержки комплексов информационных систем для гостиниц различного формата и специализации от мини-отелей до сервисных апартаментов.

Комплекс услуг компании обеспечивает наибольшую эффективность проекта автоматизации с учетом особенностей и индивидуальных требований заказчика от проектирования и разработки проектной документации до поставки и интеграции всех компонентов в единое информационное пространство.

Среди собственных продуктов: система управления отелем "Эдельвейс", система интернет-бронирования Web-booking.ru., облачная платформа Ecvi, включая три решения - Ecvi для небольших объектов, Ecvi Pro для отелей 3-5*, Ecvi Apart для апарт-отелей и сервисных апартаментов. Продукты АСУ «Эдельвейс» и решения на платформе Ecvi внесены в реестр Российского программного обеспечения. Более 1000 гостиниц разного формата в России и за рубежом являются пользователями продуктов компании.

Некоторые отели до сих пор работают на нашем продукте "Эдельвейс". Это качественное серверное решение для управления отелями. Тем не менее, сегодня хочу рассказать о более современном облачном решении – Ecvi Pro.

1/ Почему облачные решения в автоматизации гостиниц превосходят серверные?

Посмотрим, какие возможности предлагает система управления отелями Ecvi Pro.

Расскажу о тех особенностях, которые отличают нашу систему. Но сначала развею несколько мифов об облачных технологиях, поскольку они не соответствуют реальности.

Миф №1: Облачные системы не способны поддерживать большие номерные фонды и большой функционал.

Это не так. У нас есть отели, у которых 1000 номеров и даже 3000 номеров. При этом облачная система работает не просто хорошо, но даже быстрее серверных решений. К тому же вы можете зайти в систему с любой точки мира, а также с мобильных устройств.

Миф №2: В облачных системах данные плохо защищены. Мы всегда предлагаем нашим клиентам установку системы в двух вариантах.

Воспользоваться нашими серверами
Установить нашу облачную систему на своем сервере. Это дороже, но вы будете полностью уверены, что ваши данные никуда не уйдут. По нашему опыту, каждый из вариантов выбирает примерно 50% клиентов.

Особенность нашего времени – опасения со стороны отельеров, что работать на иностранном ПО сейчас может быть опасно. Ecvi Pro – это полностью российская разработка. Более того, мы не используем никакие иностранные лицензии. Это дает нашим клиентам еще больше уверенности в стабильности работы нашего ПО.

2/ Как PMS может создавать целую экосистему управления объектом размещения?

Мы работаем с разными средствами размещения: от небольших отелей до сетевых.

Для крупных отелей автоматизация – это необходимость, но и для маленьких отелей автоматизация станет большим преимуществом. Ecvi Pro может стыковаться с различными сторонними системами, в том числе с системой продаж и системой контроля доступа.

Ecvi Pro может управлять не только номерным фондом, но и дополнительной инфраструктурой вашего объекта: конференц-залами, переговорными комнатами и т.д. Иными словами, всеми ресурсами, которые вы можете сдавать с какой-либо периодичностью.

Ecvi Pro и Ecvi Apart имеют общую базовую, но система Ecvi Apart разработана с учетом специфики апарт-отелей. Детально об этом рассказала в интервью директор по развитию компании Янина Дудина.

3/ Какие преимущества даёт использование российского программного обеспечения? Кейс с участием крупной сети отелей

Кейс смены известного иностранного программного обеспечения на ECVI «одним днём» с 31 декабря на первое января крупной сети апарт-отелей.

4/ Обзор функционала Ecvi Pro

Рассмотрим кратко функционал каждого модуля.

4.1

Системные модули

Администрирование
Модуль позволяет делать настройки с учетом бизнес-процессов вашего отеля. Можно делать настройки на определенный сегмент аудитории, на типы номеров, на атрибутику номерного фонда и др.

Также вы можете делать ротацию номерного фонда. Эта фишка используется в апарт-отелях, чтобы контролировать доходы собственников. В случае с отелями это может применяться для снижения амортизации номерного фонда. Вы можете контролировать загрузку, чтобы каждый номер у вас был занят примерно одинаково.

Также в Администрировании настраиваются дополнительные поля и обязательность их заполнения в карточках. Бывают случаи, когда администратор забыл заполнить ИНН в карточке компании или телефон гостя. Это создает дополнительные неудобства. Если же сделать поля обязательными для заполнения, то таких случаем можно будет избежать.
Клиенты
Модуль автоматически или вручную, при заполнении карточки гостя, создает единую базу для всей цепочки отелей. Наличие единой клиентской базы позволяет разработать программу лояльности для всей сети.
Сообщения
Модуль удобен, если у вас нет CRM или сотрудники не подключены к CRM. Они могут между собой обмениваться сообщениями.
Заявки (т.е. Бронирование)
Бронироваться могут не только номера, но и СПА, парковочные места и др.
Группы
Работа с групповыми тарифами.

4.2

Работа со службами

У нас есть два модуля. которые позволяют работать с эксплуатационным персоналом: Горничные и Инженерная служба. Модули содержат весь "классический" функционал. А для горничных дополнительно разработано мобильное приложение, через которое очень удобно отслеживать задачи и их выполнение.
Склад
Это склад всего оборудования, которое вы можете давать гостям в аренду. Особенно актуально для загородного отеля: например, предоставлять гостям наборы для рыбалки. Инвентарь, который гость у вас арендовал, добавляется в карточку гостя и автоматически списывается со склада. При выселении администратор знает, какой инвентарь гость должен сдать до отъезда из отеля.

4.3

Работа с гостями

Бронирование
Самый объемный модуль. Бронирования отображаются списком или шахматкой, кому как удобно. В карточке заявки можно настраивать расписание питания и услуг, заполнять максимально подробно профайл гостя. Также вы можете забронировать не конкретный номер, а только категорию.
Тарифы
Есть гибкая настройка тарифов по сезонности, пакеты выходного дня или праздничных дней. Можно дополнительно настроить не только почасовые и суточные тарифы, но еще и тарифы на месяц. Как показала практика, тарифы длительного проживания пользовались большим спросом в пандемию и помогли многим отелям пережить кризис.

Также Ecvi Pro работает с динамическим ценообразованием, которое предполагает изменение цены в зависимости от загрузки. Вы можете настроить несколько сезонов и несколько тарифов, и далее система сама будет все рассчитывать.
Учет и оплата допуслуг
Из карточки гостя можно настроить расписание, по которому будут оказываться те или иные услуги. Услуги могут попадать в задачу для горничных, если это связано с уборкой номера.
E-mail рассылка
Полезна для службы бронирования и для маркетинга. Вы можете создать рассылку прямо из карточки гостя. Например, отправить приветственное письмо или подтверждение бронирования.

Кратко пройдусь по нашим другим модулям: наглядно функционал представлен на слайдах.

4.4

Отдел продаж и финансы

4.5

Статистика и отчеты

4.6

Интеграция с системами контроля и учета

5/ Этапы внедрения системы

Внедрение происходит достаточно быстро: нам достаточно 15 дней на объект. Более того, во время внедрения мы максимально стараемся экономить ваше время и делаем все самостоятельно. После внедрения всех конфигураций мы проводим консультации для вашего персонала: каждый отдел обучается в рамках своего блока.

Узнать больше о системе Ecvi Pro