Подробнее
Хотите узнать больше лайфхаков?
Посетите Деловую программу
HOSPITALITY ONLINE EXPO
c 02 по 12 марта 2021 года
Hospitality Online Expo 2021/Весна

HKeeper: Цифровые технологии для управления персоналом и доходами гостиницы .

Рассказывает Со-Основатель и Операционный директор HKeeper Global Александр Удалов.
"Кто владеет информацией, тот владеет миром!"

"Это знаменитое выражение очень применимо к Гостиничной индустрии, так как скорость, точность и качество исполнения пожеланий, просьб и запросов, поступивших персоналу гостиницы от гостей в виде различной информации, является краеугольным камнем гостиничного сервиса, а следовательно и всего гостиничного бизнеса."
Александр Удалов
Со-Основатель и Операционный директор HKeeper Global
Справка о компании
HKeeper универсальная облачная платформа, позволяющая руководителям и сотрудникам гостиницы дистанционно и в реальном времени осуществлять управление всеми рабочими процессами, назначая различные задачи, контролируя их исполнение и направляя информационные потоки в единое русло.

HKeeper – это
  • Цифровая комплексная система управления фронт-офисом и бэк-офисом гостиницы
  • Инструмент контроля в режиме реального времени за рабочими процессами для отделов обслуживания и эксплуатации
  • Коммуникационная поддержка между сотрудниками на уровне менеджмента и линейного персонала
  • Контроль в режиме реального времени за перемещением и использованием материалов и продуктов, а также баланс остатков на складах

Что вам даст HKeeper
  • Полная прозрачность всех рабочих процессов
  • Мгновенный обмен информацией между менеджментом и линейным персоналом
  • Выявление возможных негативных тенденций
  • Объективное измерение эффективности всех видов производственной деятельности
  • Согласование стратегических и тактических задач с ежедневными организационными вопросами
  • Быстрая оценка поступающих данных и принятие оперативных решений
  • Удаленный доступ к текущим оперативным и аналитическим данным 24/7/365
  • Существенная экономия времени и денег: сокращение расходов до 30% за cчет синхронизации рабочих процессов, отслеживание времени выполнения задач и расхода материалов.
Пандемия заставила нас по-другому взглянуть на привычные, годами неизменяемые методы управления, принятые в гостиничной индустрии. "Новая реальность" принесла с собой требования к бесконтактным коммуникациям, социальному дистанцированию, к необходимости дистанционного управления персоналом и к наличию возможности удалённого контроля за качеством и сроками выполнением задач. Для решения этих проблем, программа HKeeper не только объединила все информационные потоки гостиницы на одной платформе, но и автоматизировала значительную часть рабочих процессов, связанных с обслуживанием гостей и предоставлением им различных гостиничных услуг.

HKeeper представляет из себя универсальную цифровую платформу для управления любым предприятием индустрии гостеприимства в режиме реального времени. Я бы сравнил HKeeper с приборной панелью на автомобиле: в любой момент времени вы видите все, что происходит в вашей гостинице, также как вы контролируете свой автомобиль - его скорость, давление в шинах, расход бензина и температуру охлаждающей жидкости в радиаторе.

На сегодняшний день аналогов нашей программе практически не существует. HKeeper, как "всевидящее око", в режиме реального времени распределяет горизонтальные и вертикальные потоки информации, превращая их в различные задачи для персонала, позволяя тем самым оперативно принимать необходимые управленческие решение.
1.КАК РАБОТАЕТ HKeeper
HKeeper существенно сокращает время необходимое для назначения задач и контроля за их выполнением, тем самым значительно снижает операционные расходы.

Допустим, начальнику службы хаускипинга надо поставить задачу горничной об уборке номера. Для этого ему достаточно в своём Мобильном приложении открыть окно "Задачи" и нажав пару кнопок направить эту информацию горничной. Горничная сразу получит эту задачу на свой телефон и сможет немедленно приступить к её выполнению. Когда уборка будет закончена, горничная нажатием кнопки сообщит Супервайзеру, что номер убран и готов к инспекции или же, сделав фотографии контрольных мест, самостоятельно отправит гостиничный номер в продажу.

Это особенно важно тогда, когда требуется максимально оперативно получить данные о свободных номерах. Например, при заселении большой туристической группы сотрудник службы приема и размещения должен видеть, какие номера убраны и могут быть использованы для заселения.

Другой пример. Горничная обнаружила, что в номере перегорела лампа. Она одной кнопкой направляет эту задачу сразу в инженерную службу, прикрепляя соответствующую фотографию, тем самым избавляя электрика от необходимости выяснять, какая именно лампа и где перегорела.

Во всех этих случаях персоналу не нужно звонить или письменно информировать о возникших проблемах. Достаточно поставить задачу в программе HKeeper и назначить ответственного. Когда задача будет выполнена, ответственное лицо отметит ее как выполненную. Это увидит как лицо, поставившее задачу, так и Супервайзер.

Таким образом, Супервайзер в режиме реального времени видит все, что происходит в гостинице: как распределены трудовые ресурсы, чем заняты сотрудники, сколько времени у них уходит на выполнение той или иной задачи.
Особенное и исключительное преимущество HKeeper в том, что обработка информации автоматизирована на 80%. Сюда входит как управление в режиме реального времени производственными процессами, так и обслуживание запросов гостей.
2. Снижение операционных расходов = источнику доходов в «Новой реальности»
До недавнего времени, несмотря на большое количество программ для контроля за доходами, расходы контролировались исключительно с помощью ручки, бумаги и калькулятора. В лучшем случае, у отельеров была Excel, а задачи на уборку и техническое обслуживание ставились в WhatsApp. Все это занимает много времени (которое оплачивает работодатель), а главное - не позволяет быть уверенным в достоверности информации, а следовательно в эффективном контроле.

Посмотрим, как распределяются операционные доходы в "среднестатистическом" отеле:
9% - себестоимость продаж;
41% - ФОТ
50% - прочие операционные расходы.
Несмотря на то, что есть десятки программ, помогающих продавать услуги отеля, на рынке практически нет программ, помогающих контролировать и снижать операционные расходы. Между тем, снижение этих расходов в кризис особенно необходимо.

2.1. Сокращение времени работника на выполнение задач = доход отеля
Здесь видно, из чего складывается заработок:

Только на то, чтобы расписать всего лишь 15 задач в день, Супервайзеру необходимо 45 минут (по 3 минуты на каждую задачу), а это, между прочим, 100 000.00 рублей ежегодно.

Гораздо быстрее ставить задачу в цифровом формате. В HKeeper для этого достаточно нажать на кнопку с соответствующей пиктограммой, чтобы отправить ее сотруднику. Иными словами, мы полностью автоматизировали процесс постановки задач. Причём задача попадает как к исполнителю, так и к Супервайзеру, контролирующему исполнение.
Могу сказать, что HKeeper (программа поддерживает сегодня 120 языков) - идеальный напарник для линейного персонала: его функции позволяют сотруднику сконцентрироваться исключительно на выполнении своей работы, не отвлекаясь ни на выбор задач из бумажных списков, ни на уточнении задач у Супервайзера, ни на необходимость запоминать информацию о каких - либо поломках и их описании.

В среднем, HKeeper увеличивает производительность труда и снижает операционные расходы до 30% - за счет автоматизации, синхронизации и цифрового управления рабочими процессами.
3.Увеличение дохода с помощью HKeeper
3.1. Продажа дополнительных услуг онлайн
Гость может заказать любую услугу в отеле с помощью Виртуального Консьержа используя сканирование QR-кода. На сегодняшний день это самый простой и прогрессивный способ, поскольку он не требует скачивания никаких приложений в телефонн гостя.. С помощью QR-кода гость может заказать услугу как до приезда, так и во время проживания.

Как QR-код повышает качество обслуживания гостей:
    Запросы и отзывы гостей удаленно через сканирование QR-кода;
    QR-код можно разместить в номере или в общественной зоне;
    Каждый запрос гостя автоматически трансформируется в задачу для исполнителя и уведомляет об этом Супервайзера;
    Автоматически уведомляет менеджмент в случае отклонения от заданных стандартов времени на выполнение гостевых запросов;
    Отчеты и аналитические данные об исполнении запросов поступают в режиме реального времени.
    3.2. Продажа услуг партнеров
    Где бы отель ни находился, он всегда может создать пакетное предложение со своими партнерами. Суть в том, что партнеры размещают на виртуальном Рынке отеля информацию о своих услугах, продают их клиентам гостиницы а отель получает определенную комиссию с каждого оплаченного гостем заказа.
    HKeeper не только сокращает операционные расходы, но и работает как маркетинговый канал. К примеру, мы создали сертификат чистоты, который генерируется автоматически после того, как горничная закончила уборку. Это работает так: горничная сделала уборку по чек-листу, Супервайзер проверил и после отметки в программе сгенерировался сертификат.

    Такой сертификат, размещенный на сайте гостиницы, может стать дополнительным стимулом для гостя при выборе именно вашего отеля.
    4. Отчеты и аналитика в реальном времени
    Используя HKeeper, исполнителю не надо писать о выполнении задачи, ему достаточно нажать на кнопку "задача завершена", чтобы эта информация автоматически появилась у Супервайзера. Выполняя различные задачи, сотрудники одновременно формируют отчёты, которые затем становятся основой аналитического анализа экономических показателей гостиницы.
    5. Почему HKeeper?
    Наша платформа объединяет информационные потоки, которые поступают из разных программ (PMS, CRM и тд). Все эти программы предназначены для того, чтобы получить информацию о госте, от гостя (заказ, просьба, пожелание и тд), либо данные о том, что необходимо в отеле что-то сделать (починить, отремонтировать и тд). Благодаря HKeeper эти информационные потоки трансформируются в различные действия по выполнению задач, связанных как с запросами и пожеланиями гостей, так и с оперативным управлением операционной деятельностью гостиницы.
    Преимущества HKeeper
    Индивидуальная настройка для каждого объекта открывает для отелей безграничные возможности для развития конкурентных преимуществ;
    Бесплатная установка и обучение;
    Первый месяц работы с программой бесплатный;
    Автоматически уведомляет менеджмент в случае отклонения от заданных стандартов времени на выполнение гостевых запросов;
    Никаких долгосрочных Контрактов - подписка с ежемесячной оплатой;
    Для дистанционной установки и обучения необходимо всего 2-4 дня;
    Техническая поддержка 24/7
    HKeeper это программное обеспечение нового поколения, предназначенное для Отельеров нового поколения!