Подробнее
Хотите узнать больше лайфхаков?
Посетите Деловую программу
HOSPITALITY ONLINE EXPO
c 14 по 25 сентября 2020 года
Hospitality Online Expo 2020/Весна

Облачная система управления
отелем
FRONTDESK 24

Рассказывает коммерческий директор «Фронтдеск 24» Андрей Сутулин.
Почти все функции, необходимые отелю, реально сделать в Excel, однако будут нюансы. Они заключаются в том, что модули не будут связаны между собой в единую систему. Кроме того, есть целый набор сервисов, которые могут быть не видны при беглом осмотре, или не очевидны
Андрей Сутулин
коммерческий директор Frontdesk24
Справка о компании
FRONTDESK24 - это облачная система автоматизации отелей и других объектов размещения. Систему не нужно устанавливать на сервер, не нужно администрировать и не нужно платить большие деньги за лицензии. Система доступна прямо на нашем сайте за небольшую плату. Нет никаких специальных требований к компьютерам – работать можно на любом устройстве, на котором есть интернет – на стационарном компьютере, ноутбуке или планшете и даже на смартфоне.

Клиенты компании: капсульные отели и хостелы а также крупные отели. Среди них: Orchestra Hotels & Resorts (сеть отелей в Москве, Московской области
и Краснодарском крае с номерным фондом 100-300 номеров.); сеть отелей "Крымтур"(10 крупных туристско-оздоровительных комплексов в Крыму); Гостиничный комплекс «Байкал» в Москве (номерной фонд 580 номеров); капсульный отель Goosleep в аэропорту Шереметьево, Сеть почасовых отелей «Погости»; сеть отелей «Наумов».

На сегодняшний день системой пользуются более 500 гостиниц в России и СНГ.

Задачи, выполняемые Системой управления гостиницей

Тарификация
Работа с финансами
Учёт бронирований
Ведение клиентской базы
Организация работы СПиР
Управление уборкой
Отчётность
Другие модули
Также гостинице могут потребоваться следующие модули:
Интеграция с каналами продаж
Подключение фискального регистратора и банковского терминала
Подключение электронных замков
Система авторизации WiFi
Сканер паспортов
Обмен с 1С
Боты для горничных и гостей

Как у нас представлена электронная коммерция

Инструмент управления и оптимизации бронирований и доходов отеля, получаемых посредством онлайн-каналов бронирования (веб-сайт отеля, ОТА)

Channel Manager

Разумеется, вы можете не пользоваться channel менеджером (особенно если каналов продаж у отеля не много), но надо быть готовыми к определенным сложностям. К примеру, при изменении наличия мест в отеле придется в нескольких каналах обновлять информацию вручную, а это занимает время.

Если этого не сделать вовремя, то возможны две ситуации:
1
если в канале меньше мест, чем в реальности (не внесли изменения после аннуляции) – это недопродажа;
2
если в канале больше мест, чем в реальности – это овербукинг.
Разумеется, Channel Manager может работать отдельно от PMS, однако при каждом изменении наличия мест необходимо обновлять информацию в Channel Manager. Гораздо удобнее, когда обновление происходит автоматически.

Фискальный регистратор

Есть два вида кассовой техники: онлайн-кассы и фискальные регистраторы.
1
Онлайн-кассу необходимо настраивать, а при печати чека клавишами выбирать позицию, вносить сумму, вид оплаты и др. Это долго и крайне неудобно.
2
Фискальный регистратор управляется с компьютера, это проще и удобнее. Однако родное программное обеспечение фискальных регистраторов крайне неудобно в использовании.
Оптимальным решением в данном случае будет фискальный регистратор, подключенный к управляющей системе. При вводе данных в PMS чек печатается с фискального регистратора.

Банковский терминал

Электронные замки с удаленным управлением

У нас есть варианты электронных замков для гостиниц и для апартаментов.

Интеграция с датчиками

Это решение будет важным дополнением к замковой системе и покажет протечки, задымление, температуру в номере и др.

Интеграция с датчиками позволяет:
Экономить электроэнергию благодаря датчикам мониторинга включенных осветительных приборов;
Экономить теплопотребление благодаря датчикам контроля температуры труб горячей воды и отопления;
Контролировать протечки и затопления благодаря датчикам протечки в стояках и подвалах;
Контролировать парообразование в подвалах благодаря датчикам влажности воздуха;
Контролировать промерзание на чердаках благодаря датчикам температуры воздуха;
Сигнализировать об открытых окнах (форточках, дверях) благодаря датчикам – герконам и др.

Face ID

Система верификации гостей и персонала очень удобна, когда
мы предоставляем определенные права на вход в те или иные помещения.

Интерграция с 1С

Практически все бухгалтеры работают в 1С. Для проведения документов нужна первичная информация о проживании и принятых платежах, которая и так есть в PMS. Соответственно, для передачи информации в бухгалтерию есть два варианта:
1
отчеты, информация из которых вносится в документы;
2
автоматическая выгрузка без файлов. Это означит, что мы не выгружаем файлы в 1С, а 1С копирует с PMS всю необходимую информацию.
Типовая обработка при автоматической выгрузке умеет создавать:
реализацию проживания;

реализацию дополнительных услуг;
приходно-кассовый ордер;
оплату картой.
При этом возможна доработка сервиса как силами нашей команды, так и специалистом отеля, в соответствии с запросом.

Интерграция с CRM

Из PMS мы передаем все данные в CRM.
Для этого вам не нужны будут дополнительные интеграторы
по настройке CRM.

Сканирование
и разпознавание паспортов

Без PMS не работает и смысла не имеет.
Распознаёт все поля в паспорте, вставляет информацию
в карточку Гостя.
Быстро и удобно. Отсканировать паспорт можно за 20 секунд,
что намного быстрее, чем в ручном режиме.
Как результат, увеличивается скорость заселения гостя.

Терминал самостоятельной регистрации (self check-in)

Боты хаускипинга
и румсервиса

Приведу пример работы бота по уборке.

На телефон горничной устанавливается приложение Telegram. Затем создается чат, в котором есть горничные и сотрудники ресепшн. Когда горничная приступает работе, она пишет в чате «start» и бот отзывается списком действий:

  • показать грязные номера
  • отметить номер как убранный
  • внести начисления по номеру и др.

И далее горничная следует предложенным инструкциям.
Если, к примеру, горничная отмечает номер как убранный, то он поступает на ресепшн для заселения.
Это сильно упрощает работу, исключает бумажные носители и минимизирует ошибки.

Платёжные системы
и сервисы кредитования

Платежная система необходима отелю для приема платежей
на собственном сайте. Разумеется, без нее можно обойтись, но в этом случае отелю придется выставлять гостям счета на безналичную оплату (что неудобно) либо просить переводить на карту (что незаконно).

Интеграция
с государственными информационными системами

Передача данных в МВД
Интеграция с порталом ЕГПУ
К середине лета у нас появится полноценный сервис, который исключит ручной ввод (перетаскивание информации из одной системы в другую).
Все это будет делаться в автоматическом режиме.
Андрей Сутулин
коммерческий директор Frontdesk24