Подробнее
Хотите узнать больше лайфхаков?
Посетите Деловую программу
HOSPITALITY ONLINE EXPO
c 02 по 12 марта 2021 года
Hospitality Online Expo 2020/Осень

HRS: Дополнительные IT-инструменты для эффективного управления отелем


О специально разработанных инструментах для повышения уровня доходов рассказывает менеджер по работе с клиентами компании HRS Айна Магомедова

«Управление доходами отеля – один из самых сложных процессов с точки зрения финансового планирования и прогнозирования. Хорошая новость в том, что этот процесс можно автоматизировать, поскольку существует множество параметров для точного аналитического прогнозирования»
Магомедова Айна
Менеджер по работе с клиентами, HRS
Справка о компании
HRS (Hospitality & Retail Systems) международная компания, лидер в сфере IT-решений для индустрии HoReCa и розничной торговли. На протяжении 30 лет мы предлагаем инновационные технологии для управления отелями, ресторанами, магазинами любого размера и типа, стадионами, СПА и фитнес клубами. HRS это первоклассный и профессиональный сервис, предпроектные исследования, поставка программного и аппаратного обеспечения, оказание консалтинговых услуг по оптимизации бизнес-процессов, внедрение систем «под ключ», а также консультации персонала, круглосуточная техническая поддержка и обслуживание.


HRS факты

  • 30 лет успешного опыта на рынке
  • Крупнейший в мире партнер Oracle Hospitality
  • Глобальная региональная и локальная сеть филиалов в 77 странах мира
  • Высококвалифицированная команда профессионалов с международным оптом
  • Партнерство с ведущими международными гостиничными сетями
  • 50+ решений в продуктовой линейке
  • 5000+ клиентов по всему миру, из них 3500 – отели (в общей сложности более 600 000 номеров)
PMS – это основная эффективная система управления бизнес-процессами отеля. Тем не менее есть и дополнительные IT-инструменты для эффективного управления отелем в части роста доходов и управления финансами. Расскажу детально об инструментах, разработанных компанией HRS специально для гостиничного бизнеса.
1. Система управления доходами (Revenue Management System)
В итоге вы получаете не только контроль над ценообразованием, но и прогноз по оптимальному соотношению открытых и закрытых цен. Это очень важно при изменении параметров.

К примеру, вы закладывали цену Best Available Rate, не анализируя спрос на группы. В это время ваш менеджер договаривается о заселении группы туристов. Сохранив первоначальную цену, вы потеряете доход, потому что не учли этот параметр. Вывод: чтобы работа с Revenue Management System была успешной, прогнозирование должно базироваться на спросе как по открытым, так и по закрытым ценам.

Другой плюс Revenue Management System в том, что она позволяет контролировать овербукинг и стоимость последних свободных комнат, что также влияет на доход вашего отеля.


2. Система управления финансами Fairmas
Для отеля очень важна управленческая отчетность, с помощью которой владельцы получают прозрачный и математически точный результат своей деятельности. Управленческая отчетность позволяет контролировать все финансовые потоки.

Есть множество отчетов, которыми пользуются коммерческие директора, управляющие и собственники отеля:
Revenue report (отчет по доходу)
Profit & Loss Report (отчет по доходам и расходам)
GM report (отчет руководителя)
Payroll report (отчет о заработной плате)
Бухгалтерский баланс
Бюджет и другие отчеты
Как видим, документов достаточно много, а отельерам необходимо не только знать все ключевые цифры, но вовремя на них реагировать и корректировать (при необходимости) дальнейшую политику. Усложняет ситуацию то, что документов для каждого отчета может быть несколько. Например, могут различаться цифры в оптимистичном и пессимистичном варианте Бюджета.

Если над управленческой отчетностью работает один человек, то удобным инструментом может быть Excel. Однако если доступ необходим нескольким сотрудникам эта программа теряет свои преимущества:
Множество источников данных
И ограниченный набор данных в каждом из источников
Сомнительное качество данных
Еесть вероятность человеческого фактора при ручном переносе данных
Низкая эффективность из-за плохого взаимодействия
Задержки подачи отчета и не структурированность данных
Сложные отчеты и консолидация данных
Большие файлы из разных источников
2.1 Fairmas – система управленческой отчетности
Для удобства отельеров компания HRS предлагает своим клиентам Систему управленческой отчетности Fairmas.

Система гораздо удобнее Excel, поскольку консолидирует данные из PMS и бухгалтерской системы, а также при необходимости «подтягивает» данные из других источников, например, из Revenue Management System.

Fairmas - модульная система, состоящая из пяти модулей:
FairPlanner
Oсновной модуль. Он представляет собой отчет в формате USALI, позволяющий работать с данными из PMS и бухгалтерской системы.
DailyPlanner
Необходим для ежедневного и ежемесячного отслеживания и планирования доходов отеля.
FairChain
Актуален для сети отелей, которая планирует собирать все отчеты в едином стандарте, чтобы сравнивать все свои показатели по сети.
FairPayroll
Показывает бюджет заработной платы.
PickupTracking
Может приобретаться отдельно (без других модулей) и позволяет отслеживать прогноз по основным показателям отеля. Pickup можно выбирать на разные даты и на разные периоды.
Для удобства информация в модульной системе представлена графически. Отчеты могут быть кастомизированные и стандартные.
Fairmas-решения позволяют:
Автоматизировать импорт данных;
Стандартизировать планирование и отчетность;
Вести финансовое планирования и бюджетирование
Отслеживать и контролировать все процессы, происходящие в гостинице;
Иметь широкий выбор отчетов;
Консолидировать отчетность.
Здесь три группы дохода и три группы отчетов.

Отчетность по данным USALI позволяет анализировать данные текущего, будущего и прошедшего периодов в разрезе «план-факт» как в денежных средствах, так и в процентном соотношении.

Чтобы оценить результат деятельности любого отеля, необходима точка отсчета, с которой можно сравнивать полученные результаты. Чаще всего для сравнения используют либо прошлый период своей работы, либо результаты деятельности других гостиниц-конкурентов. В любом случае все сравниваемые моменты должны иметь единую унифицированную основу. Система Fairmas, построенная на формате USALI, позволяет это сделать.
2.2. FAIRPLANNER ассистент
Этот функционал позволяет занести бюджет или прогноз очень быстрым и удобным способом. Например, вы можете взять план на 2019 года (2020 год, к сожалению, не показательный) и прибавить в системе 10%. Это будет план на 2021 год.
    2.3. FAIRPLANNER управление рабочим процессом
    При формировании бюджета и планировании финансов участвуют очень много департаментов. Система наглядно показывает, какие данные внес сотрудник того или иного департамента. Это позволяет контролировать рабочий процесс по шагам. Также видны все изменения, которые вносились в отчеты.
      2.4. FAIRPLANNER различные сценарии
      В системе можно работать с различными сценариями. Например, FAIRPLANNER позволяет увидеть, насколько мы выполняем или не выполняем бюджет. Аналогично мы можем посмотреть прогноз предыдущего года и его выполнение. Также в системе есть «движущийся прогноз». Например, когда в марте прошлого года объявили об отмене Петербургского международного экономического форума, запланированного на июнь, то уже весной стало очевидно, что в июне бизнес-отели в Санкт-Петербурге просядут. Так, если мы делаем прогноз об уменьшении доходов на 30% в июне, то система подскажет, насколько мы выполним или не выполним бюджет исходя из фактически отработанных месяцев и прогноза на следующие. Это позволяет оперативно предпринимать меры, например, сокращать расходы или обратить внимание на другой сегмент клиентов.


        Айна Магомедова

        Менеджер по работе с клиентами, HRS
        Узнат больше о системе управления финансами Fairmas на сайте компании
          Показать еще